O aplicativo de RH que o Escalab pagava não cobria todas as áreas e não servia ao modelo de negócio da empresa. O resto vivia em planilhas, formulários do Google e e-mail. Junto com o GC, mapeamos a dor de cada processo e desenhamos um sistema para três pessoas diferentes: quem acabou de chegar, quem está no dia a dia e quem administra.
O app de RH que o Escalab pagava não servia ao negócio, e o resto vivia em planilha e e-mail. Desenhamos um sistema para quem chega, quem usa e quem administra.
- Cliente
- Escalab
- Produto
- Sistema sob medida
- 29
- telas num lugar só
- 11
- processos de RH fora da planilha
- 4
- perfis de acesso
Novo colaborador
Primeiro contato com o Escalab
O sistema acompanha a pessoa desde a candidatura. O GC conduz a seleção e a contratação por ele e, quando ela chega, o próprio sistema se apresenta e pede os dados que faltam.
Da candidatura ao primeiro dia, sem ninguém digitar nada duas vezes.
Fluxo de usuário - Contratação
- 01CandidatoCandidata-seno site de carreiras
- 02GCTriagemno kanban da vaga
- 03GestorEntrevistae nota o candidato
- 04GCAprovacandidato vira perfil
- 05GCAbre a admissãoFinanceiro, GC e TI
- 06Novo colaboradorRecebe o convitepor e-mail
- 07Novo colaboradorPrimeiro acessotutorial em 6 passos
- 08Novo colaboradorFaz o cadastrodados sensíveis cifrados
- Novo colaborador · 01 / 04
A candidatura vira um card
Quem se candidata pelo site de carreiras entra direto no processo seletivo. O GC leva a pessoa pelas etapas (triagem, entrevistas com o GC, o gestor e o CEO, feedback) e decide: aprova, reprova ou guarda no banco de talentos.
Antes, cada vaga tinha um Google Forms.
Cada candidato vira um card que anda pelas etapas da vaga.
- Novo colaborador · 02 / 04
Aprovada, a contratação anda por etapas
A aprovação abre a admissão: documentação, bolsa, fundação e admitido, com tarefas para Financeiro, GC e TI. O perfil da pessoa nasce aqui, com os dados da candidatura, sem ninguém digitar de novo.
Aprovado, o candidato vira perfil e a admissão anda por etapas.
- Novo colaborador · 03 / 04
O primeiro acesso já ensina
Seis passos que apresentam o sistema nas duas primeiras entradas e depois ficam no botão de dica. A pessoa aprende usando, sem manual.
Seis passos apresentam o sistema no primeiro acesso.
- Novo colaborador · 04 / 04
O cadastro que a própria pessoa completa
Os dados pessoais, que antes o RH precisava correr atrás, a própria pessoa preenche. Uma barra mostra quanto falta, um aviso acompanha todas as telas até terminar, e os campos com cadeado, como CPF e PIX, são guardados cifrados.
A própria pessoa completa o cadastro, com CPF e PIX cifrados.
Telas de demonstração
Colaborador
Dia a dia
Depois de contratada, a pessoa usa o sistema no dia a dia: vê os avisos da empresa, pede férias, faz a avaliação de desempenho e acompanha o próprio plano de carreira. Tudo o que antes dependia de e-mail ou de planilha.
Avisos, férias, avaliação e carreira num lugar só.
Fluxo de usuário - Dia a dia
| O que faz | Como era | Agora | |
|---|---|---|---|
| 01 | Vê os avisos | por e-mail, perdidos na caixa de entrada | no intranet, com aniversários, jornal e escala |
| 02 | Reconhece um colega | um elogio que ficava na conversa | um mural que o time inteiro vê e aplaude |
| 03 | Pede férias | por e-mail, com a escala remarcada na mão | no calendário, vendo o time; a escala se ajusta |
| 04 | Faz a avaliação | uma planilha por pessoa, cruzada pelo RH | na plataforma, com a nota pronta para o GC |
| 05 | Responde pesquisas | formulários do Google soltos | dentro do sistema, com resultado por setor |
| 06 | Acompanha o PDI | um documento que ficava com o RH | o próprio plano, aberto para ele acompanhar |
- Colaborador · 01 / 05
A porta de entrada é o intranet
Avisos, aniversariantes, jornal interno, escala presencial, reserva de salas e atalho para os sistemas do dia a dia. O RH deixa de ser o lugar onde se pede coisa e vira o lugar onde se encontra.
Avisos, aniversários, jornal e atalhos logo na entrada.
- Colaborador · 02 / 05
Reconhecer um colega na frente de todo mundo
Qualquer pessoa reconhece alguém por um dos quatro valores do Escalab. O time vê, aplaude e comenta, e o pódio do trimestre fica no topo. É cultura que deixa rastro.
Reconhecer um colega por um valor da empresa, na frente do time.
- Colaborador · 03 / 05
Pedir férias vendo o time
Antes de escolher a data, o calendário mostra quem do time já está fora em cada dia. O saldo sai calculado por período aquisitivo, e o pedido segue para o líder e depois para o GC.
Antes, a escala presencial era remarcada na mão a cada pedido.
O calendário mostra quem do time já está fora antes do pedido.
- Colaborador · 04 / 05
Avaliação de desempenho 360°
No ciclo aberto, cada pessoa vê quem precisa avaliar: a si mesma, o líder e os pares, e também é avaliada por eles. As perguntas vêm da ficha do cargo, a nota vai de 0 a 5 e cada bloco só fecha com justificativa. O sistema calcula a média com o peso de cada setor, e a pessoa só vê o resultado quando o GC libera.
Antes, uma planilha por colaborador, cruzada à mão pelo RH.
Avaliação 360°, com nota de 0 a 5 e justificativa em cada bloco.
- Colaborador · 05 / 05
O próprio plano de carreira
Sonho pessoal, sonho profissional, pontos fortes e as ações que o RH destacou. O colaborador acompanha o próprio PDI, e as abas sensíveis ficam só com quem precisa ver.
O próprio plano de carreira, aberto para acompanhar.
Telas de demonstração
Admin
O GC, o RH do Escalab, usa o sistema para acompanhar a empresa inteira: quantas pessoas, em quais áreas, há quanto tempo, quanto custam e como estão indo.
A empresa inteira numa tela: pessoas, áreas, custo e desempenho.
Fluxo de usuário - Administração
| O que faz | Como era | Agora | |
|---|---|---|---|
| 01 | Acompanha a empresa | 39 documentos e planilhas | um painel com pessoas, turnover e custo |
| 02 | Contrata | um Google Forms por vaga | vaga, seleção e admissão num fluxo só |
| 03 | Organiza o time | um organograma desenhado à parte | organograma editável na própria tela |
| 04 | Aprova pedidos | pedidos soltos no e-mail | um quadro com o que falta aprovar |
| 05 | Conduz a avaliação | fichas em planilhas por área | ciclo aberto, acompanhado e liberado no sistema |
| 06 | Cuida do desenvolvimento | presença e retorno anotados à parte | presença, NPS e PDI de cada um |
- Admin · 01 / 08
39 documentos e planilhas viraram um painel
Headcount por setor, tipo de vínculo, nível hierárquico, tempo de casa, turnover e custo na mesma tela. O RH começa o dia aqui, sem cruzar planilha.
Antes, eram 39 documentos e planilhas.
Pessoas, turnover e custo numa tela só, onde o RH começa o dia.
- Admin · 02 / 08
A ficha de todo mundo
Busca por nome ou cargo, filtro por setor e nível, tempo de casa e última avaliação. O desligamento começa daqui e segue o fluxo com tarefa por setor.
A ficha de todo mundo, com busca e filtro.
- Admin · 03 / 08
A história de cada pessoa
Dados, avaliações e feedbacks, treinamentos, holerite e a linha do tempo de cargo e salário. Salário só aparece para o admin, para o financeiro ou para a própria pessoa.
Dados, avaliações e salário de cada pessoa, com acesso controlado.
- Admin · 04 / 08
Organograma
Áreas, equipes e hierarquia mudam pelo próprio GC. O líder enxerga o time inteiro na árvore, e não só o primeiro nível.
O organograma muda pelo próprio GC.
- Admin · 05 / 08
Férias aprovadas num quadro
Aguardando líder, aguardando GC, aprovadas, rejeitadas. Aprovada, a férias vai para a agenda do Google com um clique.
Pedidos de férias num quadro, do líder ao GC.
- Admin · 06 / 08
As notas só saem quando o GC libera
O ciclo de avaliação tem painel de andamento, e as notas ficam bloqueadas até o GC liberar, para todos ou pessoa por pessoa. Apagar uma pergunta da ficha não apaga nota já dada.
As notas só saem quando o GC libera.
- Admin · 07 / 08
Presença e NPS de cada treinamento
Frequência por tipo de colaborador e por setor, e o NPS de cada encontro. Dá para saber se o treinamento funcionou, não só se aconteceu.
Presença e NPS de cada treinamento.
- Admin · 08 / 08
Desenvolvimento da empresa
Quem tem plano, quem está vencido e o andamento das ações: planejadas, em andamento, concluídas e canceladas.
Quem tem plano de desenvolvimento e como ele anda.
Telas de demonstração
O que mudou
- R$ 5 mil
- por ano de licença que deixou de ser paga
- 39
- documentos e planilhas substituídos
Segurança
RLS
Salário, notas e dados pessoais só aparecem para quem tem direito, a regra mora no próprio sistema.
Dado sensível guardado a sete chaves
CPF, salário e dados de diversidade ficam cifrados, nem quem abre o banco por dentro lê o valor.
Testado e com cópia de segurança
O acesso foi testado de fora, como faria alguém sem login, e o sistema tem cópia e restauração para o dia em que algo der errado.
Tem um processo que se repete todo mês e ainda depende de planilha, e-mail e da memória de alguém? Ele pode virar um sistema.
Tem uma ideia em mente?
Vamos conversar
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